Vaste of variabele kilometervergoeding?
Welke vorm past bij jouw organisatie?
Het verschil tussen een vast bedrag per maand en een vergoeding per gereden kilometer, en wanneer de ene vorm eerlijker uitpakt dan de andere.
Door Isabeau van der Kraan, Customer Success Manager bij Slinger
Werkgevers kunnen de reiskostenvergoeding op twee manieren vormgeven: als een vast bedrag per maand, of als een vergoeding per daadwerkelijk gereden kilometer. Beide vormen zijn fiscaal toegestaan tot het maximum van €0,25 per kilometer, maar ze werken in de praktijk heel verschillend uit.
Hoe een vaste kilometervergoeding werkt
Bij een vaste vergoeding bereken je vooraf een gemiddeld bedrag per maand, gebaseerd op de geschatte woon-werkafstand en het aantal kantoordagen. Dat is eenvoudig in de administratie: één bedrag, elke maand hetzelfde. Het nadeel is dat dit bedrag minder eerlijk wordt zodra het reispatroon wisselt — bijvoorbeeld door thuiswerken, deeltijd of flexibele werkdagen.
Hoe een variabele kilometervergoeding werkt
Bij een variabele vergoeding sluit het uitgekeerde bedrag aan bij de daadwerkelijk gereden kilometers, vaak op basis van een registratie of declaratie per maand. Dat is eerlijker bij wisselende patronen, maar vraagt meer administratie van zowel medewerker als werkgever.
Wanneer past welke vorm het beste
Een vaste vergoeding werkt goed bij een vast reispatroon: medewerkers die elke week dezelfde dagen op kantoor zijn. Een variabele vergoeding past beter bij hybride werken, flexplekken of wisselende diensten — situaties die door hybride werken steeds gebruikelijker zijn geworden.
Wat carpoolen betekent voor beide vormen
Carpoolen verandert niets aan welke vorm je kiest: zowel bij een vaste als een variabele vergoeding behoudt iedere medewerker zijn eigen recht op vergoeding, gebaseerd op de eigen woon-werkafstand — ongeacht wie er die dag rijdt. Met Slinger organiseren medewerkers zelf wie met wie rijdt, zonder dat dit de vergoedingsregeling zelf raakt. Meer over de bredere aanpak lees je in reiskostenvergoeding en woon-werkverkeer.
Veelgestelde vragen over vaste en variabele kilometervergoeding
Een vaste vergoeding is een gelijkblijvend bedrag per maand, gebaseerd op een geschatte woon-werkafstand. Een variabele vergoeding sluit aan bij de daadwerkelijk gereden kilometers en verandert dus mee met het werkelijke reispatroon.
Fiscaal maakt het geen verschil: beide vormen zijn tot €0,25 per kilometer onbelast, zolang het totaal niet hoger uitvalt dan de daadwerkelijk gereden kilometers vermenigvuldigd met dat tarief.
Ja, dat kan. Houd er rekening mee dat dit vaak een aanpassing van de arbeidsvoorwaarden of het reiskostenbeleid vraagt, en dat medewerkers dan hun kilometers moeten gaan registreren of declareren.
Nee. Zowel bij een vaste als een variabele vergoeding behoudt elke medewerker zijn eigen recht op vergoeding op basis van de eigen woon-werkafstand, ongeacht of hij zelf rijdt of meerijdt.