Reiskostenvergoeding berekenen
Een rekenvoorbeeld voor werkgevers
Hoeveel reiskostenvergoeding een medewerker krijgt, hangt af van de afstand en het tarief. Dit artikel laat aan de hand van een concreet voorbeeld zien hoe je dat berekent, per medewerker en voor de hele organisatie.
Door Isabeau van der Kraan, Customer Success Manager bij Slinger
Hoeveel reiskostenvergoeding een medewerker krijgt, hangt af van de afstand en het tarief. Dit artikel laat aan de hand van een concreet voorbeeld zien hoe je dat berekent, per medewerker en voor de hele organisatie.
Wat de onbelaste reiskostenvergoeding inhoudt
Werkgevers mogen medewerkers een vergoeding geven voor de kilometers die ze reizen voor werk, zonder dat daar belasting over betaald hoeft te worden, tot een vastgesteld maximum per kilometer. Dat maximum is per 1 januari 2026 verhoogd van €0,23 naar €0,25 per kilometer, met terugwerkende kracht over het hele jaar. Dat geldt zowel voor woon-werkverkeer als voor zakelijke ritten, ongeacht het vervoermiddel. Belangrijk om te weten: een reiskostenvergoeding geven is geen wettelijke verplichting. Een werkgever mag zelf bepalen of, en tot welk bedrag, hij deze vergoeding aanbiedt. Het bedrag van €0,25 per kilometer is een fiscaal maximum, geen verplicht minimum.
Waar het nieuwe tarief vandaan komt
De verhoging naar €0,25 per kilometer is door het kabinet ingevoerd om de koopkracht van werknemers te ondersteunen, vooruitlopend op het Belastingplan 2027, en geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. Vergoedde je sinds januari nog €0,23 per kilometer, dan mag je het verschil van €0,02 per kilometer alsnog onbelast uitbetalen bij een volgende loonbetaling.
Het rekenvoorbeeld: van kilometers naar bedrag
Neem een medewerker met een enkele reisafstand van 15 kilometer, die 4 dagen per week op kantoor werkt. Dat is 15 km × 2 (heen en terug) × 4 dagen × gemiddeld 4,33 weken per maand, oftewel 520 kilometer per maand. Tegen het tarief van €0,25 per kilometer komt dat neer op €130 per maand, of €1.560 per jaar.
Wat dit betekent op organisatieniveau
Voor een team van 20 medewerkers met een vergelijkbare woon-werkafstand loopt dit bedrag snel op: 20 × €130 per maand komt neer op €2.600 per maand, oftewel ruim €31.000 per jaar. Dat maakt reiskostenvergoeding voor veel organisaties een van de grotere posten binnen de arbeidsvoorwaarden.
Hoe stijgende brandstofprijzen dit raken
De relevantie van dit onderwerp is de afgelopen jaren toegenomen omdat de werkelijke kosten van autorijden zijn gestegen. Brandstof staat in Nederland op het hoogste niveau in twee en een half jaar, met benzine rond de €2,285 per liter, terwijl Euro 95 de afgelopen vijf jaar 25 procent duurder werd tegenover een koopkrachtstijging van maar 10 procent. Voor werkgevers betekent dit dat een vergoeding die een paar jaar geleden nog ruim voldoende leek, inmiddels een kleiner deel van de werkelijke kosten dekt.
Wat carpoolen wel en niet verandert aan dit bedrag
Delen twee medewerkers met een vergelijkbare route dezelfde auto, dan blijft het uitgekeerde bedrag voor de organisatie exact gelijk: beiden houden recht op de volledige vergoeding van €0,25 per kilometer. Wat wél verandert, is wat medewerkers zelf overhouden, doordat ze de brandstofkosten delen terwijl ze allebei de volledige vergoeding ontvangen. Dat is relevant nu brandstofprijzen stijgen: in plaats van de vergoeding te verhogen om dat te compenseren, vangt carpoolen die stijgende kosten voor medewerkers al op. Met Slinger vormen medewerkers zelf eenvoudig een groep met collega’s die een vergelijkbare route rijden, zonder dat de organisatie dit hoeft te organiseren. Wie dit breder wil uitrollen, leest meer over carpoolen voor bedrijven.
Reiskostenvergoeding versus een mobiliteitsbudget
Voor organisaties die nadenken over een bredere aanpak van woon-werkverkeer, is de vraag vaak niet alleen “wat vergoeden we”, maar ook “hoe flexibel maken we dat”. Een vaste reiskostenvergoeding werkt goed voor medewerkers met een vast reispatroon; een mobiliteitsbudget past beter bij organisaties die medewerkers meer keuzevrijheid willen geven over hun vervoermiddel.
Vraag een groep aan voor je organisatie
Wil je dit voordeel direct beschikbaar maken voor je medewerkers? Vraag een besloten groep aan voor je organisatie. Vul je naam, bedrijf en organisatie in, wij zetten de groep voor je klaar.
Veelgestelde vragen over reiskostenvergoeding berekenen
De reiskostenvergoeding bereken je door de gereisde afstand in kilometers te vermenigvuldigen met het tarief van €0,25 per kilometer. Voor woon-werkverkeer tel je meestal de enkele reis dubbel voor een hele werkdag, en het aantal reisdagen per maand daarbovenop.
Dat hangt af van het aantal medewerkers, hun reisafstand en het aantal kantoordagen. Een team van 20 medewerkers met een gemiddelde woon-werkafstand van 15 kilometer komt al snel uit op enkele duizenden euro's per maand.
Nee, een reiskostenvergoeding is geen wettelijke verplichting. Werkgevers mogen zelf bepalen of ze een vergoeding geven, tot een fiscaal maximum van €0,25 per kilometer onbelast.
De onbelaste kilometervergoeding is in 2026 verhoogd naar €0,25 per kilometer, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. Daarvoor gold een tarief van €0,23 per kilometer, en de verhoging geldt zowel voor woon-werkverkeer als voor zakelijke ritten.
Je mag het verschil van €0,02 per kilometer met terugwerkende kracht alsnog onbelast uitbetalen bij een volgende loonbetaling, zonder dat dit als aparte regeling hoeft te worden opgezet.
Nee, beide medewerkers behouden hun volledige onbelaste vergoeding van €0,25 per kilometer. Wat wel verandert, is dat ze de brandstofkosten van de gedeelde rit onderling verdelen, waardoor ze allebei per saldo voordeel hebben.
Ja, veel organisaties combineren beide regelingen: reiskostenvergoeding voor de dagen dat een medewerker naar kantoor reist, en een thuiswerkvergoeding voor de dagen dat dit niet gebeurt.