Wat evenementenvervoer echt kost
Eventvervoer is geen capaciteits probleem
Bij drukte is de reflex vaak: extra bussen, treinen of parkeerplaatsen regelen. Maar het echte probleem is lang niet altijd een tekort aan capaciteit. Veel capaciteit rijdt al naar het evenement, alleen grotendeels leeg. Wie carpoolen als vast onderdeel van de vervoersketen organiseert, kan de bestaande capaciteit beter benutten voordat er nieuw aanbod nodig is. En daarmee kan je veel geld besparen.
Door Isabeau van der Kraan, Customer Success bij Slinger
Elke vervoersmaatregel die capaciteit toevoegt, kost twee keer: eerst de inzet zelf (bussen huren, extra treinstellen, personeel), en daarna de organisatie eromheen (plannen, boeken, begeleiden op de dag, communicatie naar bezoekers). Hoe groter het evenement, hoe zwaarder die tweede kostenpost meetelt, vaak zwaarder dan de eerste. Dat maakt evenementenvervoer minder een capaciteitsprobleem dan een efficiëntieprobleem: de vraag is niet hoeveel vervoer er is, maar hoe goed het benut wordt.
Waarom meer altijd meer kost
Bij shuttlebussen betaal je niet alleen de bus: een touringcar met chauffeur kost al snel €750 tot €1.200 per dag, oplopend tot ruim €2.000 voor grotere of luxere bussen. Daar komt de planning van routes en tijdsloten bovenop, de coördinatie op de dag zelf, en de communicatie vooraf zodat bezoekers weten waar en wanneer. Bij extra OV-inzet ligt dat net zo, alleen ligt de rekening dan bij de vervoerder: NS en andere vervoerders zetten geen extra treinen in tenzij de organisator daarvoor meebetaalt, en dat bedrag wordt per evenement apart afgesproken. Beide routes voegen iets toe dat er nog niet was.
Het alternatief: niets toevoegen, wel benutten
Carpoolen kost geen van beide. Er komt geen bus bij, geen trein, geen extra personeel op de dag. De enige investering is software die zichtbaar maakt wat er al is: lege plekken in auto’s die toch al naar het evenement rijden. Bij voetbal zitten gemiddeld 2,1 personen in een auto, bij concerten 2,55, terwijl een auto plek biedt aan 5. Dat is 2 tot 3 lege stoelen per rit, die er al zijn, al betaald zijn en al onderweg zijn.
Slinger stelt op basis van route automatisch een match voor, zodat een bezoeker niet zelf hoeft te zoeken wie er vanuit dezelfde omgeving komt. Wat daaruit ontstaat, is vaker meer dan een lift. Christian, bezoeker van ArcTanGent, omschreef zijn rit zo: “Hadden zo’n leuke rit! We hebben er zelfs nog een biertje bij gepakt en nog even samen opgehangen voordat we onze eigen weg gingen. Onze chauffeur was heerlijk gezelschap!”
Het rekenvoorbeeld
Neem een evenement met 15.000 auto’s op de parkeerplaats. Bij de voetbal-bezetting van 2,1 personen per auto is er in totaal plek voor 75.000 mensen (15.000 × 5 stoelen), maar zitten er maar 31.500 personen in (15.000 × 2,1). Dat betekent 43.500 lege stoelen die al onderweg zijn zonder gebruikt te worden. Geen enkele extra bus of trein is daarvoor nodig, alleen het zichtbaar maken van wat er al rijdt. Slinger doet precies dat, bij meer dan 150 organisaties in Europa.
Veelgestelde vragen over de kosten van evenementenvervoer
Een touringcar met chauffeur kost al snel €750 tot €1.200 per dag, oplopend tot ruim €2.000 voor grotere bussen. Daar komen planning, coördinatie op de dag en communicatie bovenop, kosten die meegroeien met het aantal bezoekers.
Ja, omdat er geen extra voertuigen, personeel of infrastructuur nodig zijn. De enige investering is software.
Gemiddeld 2 tot 3 lege stoelen per auto, afhankelijk van het type evenement.
Omdat de capaciteit er al is in de vorm van lege autostoelen. Het probleem is dat die capaciteit niet zichtbaar of georganiseerd is.
Via een widget die aansluit op de bestaande website, app of ticketflow, zonder aparte infrastructuur.