Boven het fiscale maximum vergoeden
De opties voor jouw organisatie op een rij
Werkgevers mogen meer vergoeden dan €0,25 per kilometer, maar het deel daarboven telt fiscaal mee als loon. Dit artikel legt uit wat dat in de praktijk betekent.
Door Isabeau van der Kraan, Customer Success Manager bij Slinger
Het fiscale maximum van €0,25 per kilometer is geen wettelijk plafond, het is het bedrag tot waar een werkgever onbelast mag vergoeden. Er is niets dat een organisatie tegenhoudt om meer te vergoeden. Wel verandert de fiscale behandeling van dat extra bedrag.
Het fiscale maximum is geen wettelijk maximum
Zodra een werkgever meer dan €0,25 per kilometer vergoedt, telt het deel daarboven mee als loon. Dat betekent dat er in principe loonheffing over betaald moet worden, net als over het reguliere salaris.
Wat er gebeurt met het bedrag boven het maximum
Voor dit meerdere zijn er twee gangbare opties. De eerste is dat het bedrag als loon bij de medewerker wordt belast via de reguliere loonheffing. De tweede is dat de werkgever het onderbrengt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR), waardoor het voor de medewerker onbelast blijft, zolang de vrije ruimte niet wordt overschreden. Wordt die ruimte wel overschreden, dan betaalt de werkgever daarover alsnog eindheffing. Wat in een specifieke situatie het beste past, hangt af van de salarisadministratie en de beschikbare WKR-ruimte; dat bepaal je het beste samen met de accountant of salarisadviseur.
Een alternatief: de kosten structureel verlagen in plaats van de vergoeding verhogen
Voor organisaties die de stijgende reiskosten van medewerkers willen compenseren zonder in deze fiscale complexiteit terecht te komen, is een andere route mogelijk: de vergoeding op het fiscale maximum houden, en de werkelijke reiskosten van medewerkers verlagen via carpoolen. Medewerkers delen dan de brandstofkosten, terwijl beiden de volledige onbelaste vergoeding behouden zonder dat de organisatie de vergoeding hoeft te verhogen of WKR-ruimte hoeft in te zetten. Met Slinger is dat voor medewerkers laagdrempelig te organiseren.
Veelgestelde vragen over vergoeden boven het fiscale maximum
Ja, dat mag. Er is geen wettelijk maximum aan wat een werkgever mag vergoeden. Het fiscale maximum van €0,25 per kilometer bepaalt alleen tot welk bedrag dit onbelast kan.
Het deel boven €0,25 per kilometer telt mee als loon en is in principe belast, tenzij de werkgever het onderbrengt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Dat kan, zolang de vrije ruimte van de WKR dit toelaat. Wordt de vrije ruimte overschreden, dan betaalt de werkgever eindheffing over het meerdere.
Ja. Door de vergoeding op het fiscale maximum te houden en medewerkers te laten carpoolen, dalen de werkelijke reiskosten voor medewerkers zonder dat de werkgever fiscaal ingewikkelder uit hoeft te pakken.